¿Conviene la administración de proyectos?

La administración de proyectos, se convierte día a día en una herramienta de control dentro de las pequeñas y medianas empresas. La aplicación de las mejores prácticas aceptadas internacionalmente generan confianza y certidumbre en la ejecución de los proyectos, sin embargo, la aplicación se complica cuando las bases de la empresa no están direccionadas al manejo de una administración de proyectos ya sea pura o mixta.
LasPYMES que enfocan sus esfuerzos a la generación de productos o servicios se ven tentadas por la disminución en sus costos y gastos, tanto en sus operaciones como en los proyectos que inician. Existe, entre algunos empresarios, la percepción de que la Administración de Proyectos es un gasto en lugar de una inversión. Y es lógico por que impactar el costo de la administración de proyectos a los clientes se vuelve complicado, por lo que éste debe ser subsidiado por el proveedor de servicios y/o productos. Ahora bien, el costo de la Administración de Proyectos se convierte en inversión cuando la empresa ve en ésta un área de oportunidad que incrementa la cantidad de proyectos terminados exitosamente y mas clientes satisfechos.
La administración de proyectos en las PYMES representa un salvavidas cuando el esfuerzo interno se enfoca en mantener en línea los nuevos proyectos generados por la empresa. La gestión del tiempo con recursos, tanto humano como material, el manejo responsable del costo y el seguimiento a las actividades que determinan el alcance del proyecto en cuestión, son las piezas claves para el control del proyecto.
La estructura de la administración de proyectos basada en las mejores prácticas descritas por el PMI (Project Management Insitute) está dividida en 9 aéreas de gestión:

• Alcance.
• Tiempo.
• Costo.
• Recursos Humanos y Materiales.
• Adquisiciones.
• Riesgos.
• Calidad.
• Comunicación.
• Integración.

Cuando una PYME incursiona en la administración de proyectos bajo las mejores prácticas del PMI, tiende a querer abarcar las 9 áreas, esto puede ser un error, pues si la estructura interna de la empresa no está preparada para soportar un cambio radical en la forma de llevar sus proyecto optan por delegar la administración de proyectos en la misma área o persona que lleva la responsabilidad de la ejecución física o intelectual de la actividad. Esto generalmente se convierte en un conflicto de intereses pues el área o persona que ejerce ambos roles se convierte en juez y parte y permite generar información falsa.  Por esto es recomendable que la empresa que utiliza la administración de proyectos procure generar una entidad separada de la operación y/o producción: una gerencia u oficina de proyecto.

En resumen:
Antes de iniciar la administración de proyectos en tu empresa, define las áreas de gestión: máximo 4.
Define si se requiere  de una gerencia de proyectos o bien una posición que reporte a cualquier área que no tenga nada que ver con la ejecución y desarrollo de los emprendimientos de la empresa.
Define las políticas y reglas del juego para la nueva área y su involucramiento con las demás áreas de la empresa
Ofrece el respaldo de la alta dirección a esta nueva área en una junta de dirección.
Genera un plan de expansión para las áreas de gestión restantes.