¿Qué es la Administración de Proyectos?

Administración de Proyectos

Tomando como base al PMI, la administración de proyectos radica en la “Gestión” de 9 áreas de conocimiento, (Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Riesgos, Recursos Humanos, Adquisiciones, Comunicación e Integración). Estas áreas están implícitas en cada uno de los emprendimientos que realizamos a diario, ya sea dentro de una empresa o bien en nuestra vida personal.

Para lograr una mejor comprensión de lo que es la administración de proyectos tomemos el siguiente ejemplo:

José decide el primero de enero del 2009 comprar una casa, esta debe tener 3 recamaras, patio y debe de tenerla en posesión el 18 de agosto del 2010 y no debe tener un costo mayor a $400,000.00 pesos. La meta general que se marca José es tener su casa, sus metas particulares son: 3 recamaras, tiene que tener patio, tenerla en posesión el 18 de Agosto del 2010 y no tener un costo mayor a $400,00.00 pesos. Estas metas representan el “Alcance” de su proyecto.

• Su fecha de inicio es el 1ro de enero del 2009 y su fecha de fin es el 18 de agosto del 2010. Esto representa el “Tiempo” de su proyecto.
• Su presupuesto es de $400,000.00 pesos y esto representa la base para el “Costo” del proyecto, sin embargo, el costo real del mismo no necesariamente será igual a lo presupuestado, y esto radica, para este ejemplo, en que no existen consideraciones de costos tales como: el tiempo que dedicará a la búsqueda de la casa, los egresos de gasolina, comidas y demás, estos son costos directos del proyecto que no están considerados en el presupuesto.

Ahora bien, tenemos 3 elementos, tiempo, costo y alcance, ¿pero y las demás áreas? Cuando realizamos proyectos sin una base administrativa, tendemos a obviar acciones y/o circunstancias del proyecto, por ejemplo:

Para que José pueda comprar la casa necesita hacer un proceso de selección y en este es necesario ver las condiciones de compra (Contratos) esto representa la parte de “Adquisiciones” de la administración de proyectos. Por otro lado no considera que el dinero que tiene destinado para comprar la casa (presupuesto/costo) pueda sufrir modificación, no ha tomando en cuenta que podría surgir algún percance o imprevistos tales como: problemas familiar o personal, aumento en la plusvalía de los inmuebles, etc, todo esto representa los “Riesgos”.

No determina la zona en la que debe estar la casa, como tampoco visualiza los acabados de la misma. En esto se enfoca la “Calidad”.
Dentro de las metas planteadas, no se indica que exista alguien más involucrado para el éxito de las mismas. Sin embargo, es casi seguro que requerirá el apoyo de una o más personas para la ejecución de su proyecto, esto denominaría los “Recursos Humanos (RH)”.

Derivado de que no existe un planteamiento del proyecto no se diseña un plan de comunicación del mismo, pero implica que no vaya a realizar una comunicación de sus metas. La fluidez de la información sea verbal o escrita, representa la “Comunicación”.

La “Integración” es la culminación de la planificación del proyecto, en este ejemplo no existe una integración tangible debido a que no hay una estructura para el diseño, planeación y ejecución de su proyecto.

La administración de proyectos implica generar, con base en las mejores prácticas dictadas por el PMI,  procesos y/o procedimientos que entrelacen las áreas de gestión con las áreas, departamentos, divisiones y/o gerencias de la organización con el fin de mantener una estructura que permita la ejecución de la administración de proyectos. En general y bajo una perspectiva personal, la administración de proyectos, no es más que una manera estructurada de llevar el control de las actividades que generaran un bien o servicio.

En resumen:
1. La administración de proyectos está enfocada al control administrativo, operativo y financiero de un proyecto.
2. Todos, en mayor o menor medida, aplicamos la administración de proyectos.
3. Todos los proyectos que iniciamos, sea personales o enfocados a trabajo remunerado, tienen por lo menos los siguientes elementos básicos: Tiempo, Costo y Alcance, e involucrado en estos la Calidad.
4. La administración de proyectos permite controlar los emprendimientos de tal manera que las desviaciones (modificaciones al plan de trabajo) sean visualizadas con anticipación y se puedan ejecutar planes alternos para minimizar el impacto de las mismas.
5. Observa tus metas y conviértelas en proyectos, te será más fácil controlarlos y obtener el éxito deseado.

Agradecemos la colaboración de INTEA para la elaboración de este artículo. Mas información: www.intea.com.mx